Si vas a poner tu casa en alquiler vacacional y tienes dudas sobre cómo gestionar un piso turístico, no te preocupes: no necesitas haber cursado un máster en revenue management ni ser un experto en leyes.
Lo único que necesitas es:
- Un método para no dedicar todo tu tiempo a atender huéspedes
- Saber establecer precios para que la propiedad esté alquilada todo el año
- Tener unas nociones de legislación y fiscalidad para no tener problemas con Hacienda
- Tratar a tus huéspedes como un verdadero anfitrión que se preocupa por ellos
- Y saber cómo destacar en los principales portales de alquiler vacacional (Airbnb, Booking, VRBO, etc.)
Y, para facilitarte este conocimiento, hemos creado esta guía 100% práctica con los consejos y la forma de gestión que nos ha funcionado a nosotros después de administrar más de 600 viviendas de alquiler vacacional.
Aquí los tienes…
Conoce el mercado y la competencia para establecer el precio de tu vivienda vacacional
Imagínate que vas a vender una bici de segunda mano: no mirarías a cuánto la venden en el otro extremo del país ¿verdad?
Buscarías primero quién vende bicis como la tuya en tu barrio.
Pues, con tu vivienda, funciona de manera similar: empieza analizando cinco anuncios de viviendas de alquiler vacacional en tu zona. A ser posible, con el mismo número de habitaciones y de la misma tipología, ya sea una villa, una casa rural o un piso en una zona urbana.
Para hacerlo, es tan fácil como entrar en Airbnb y fijarte en los precios de cada propiedad:
- Cómo varían sus tarifas entre semana y fin de semana
- Cómo suben los precios en los puentes
- Y qué pasa en temporada baja
De momento, solo apunta esta información y haz una media para tener una referencia.
Por ejemplo:
- 50€/noche entre semana
- 60€/noche los fines de semana
- 80€/noche en los puentes
- 45€/noche en temporada baja
→ 50€ + 60€ + 80€ + 45€ = 235€
→ Lo divides entre 4 (porque son 4 tarifas) y te da la media: 235€ / 4 = 58,75€.
Después repite la operación con, al menos, 5 viviendas vacacionales y ya tendrás un baremo de los precios y viviendas similares a la tuya de tu zona.
Pero, ¡ojo! No se trata de copiar al vecino, también tienes que auditar tu propiedad para saber qué tiene de bueno y de malo para saber hasta dónde puedes llegar y, sobre todo, a qué tipo de huésped te es más rentable atraer.
Por ejemplo:
- ¿Tu casa está en una zona más silenciosa y tranquila o tiene ambiente nocturno alrededor?
- ¿Tienes una terraza donde hacer barbacoas?
- ¿Tiene vistas al mar?
- ¿Tiene una decoración de calidad o peculiar?
- ¿Tiene ascensor?
- ¿Tiene garaje?
Hazte todas las preguntas que creas necesarias y dedica un tiempo a responderlas.
¿Y por qué deberías hacer este ejercicio? Porque te evitará 3 errores carísimos:
- No saber a qué huésped quieres atraer (no todos valen)
- Salir barato “por si acaso” (ocurre más de lo que te imaginas)
- Poner un precio alto (sin la narrativa correcta) y que no tengas reservas
Pero, no te preocupes, porque el punto número 1 lo vamos a ver a continuación…
Atrae siempre al huésped más rentable
Si te preguntan a qué huésped quieres atraer, tu respuesta NO puede ser: “a cualquiera”.
Porque intentar gustar a todos es imposible.
Así que elige uno o dos públicos principales como máximo:
- Familias
- Parejas
- Teletrabajadores
- Nómadas
Y adapta todo en función de tu elección: fotos, texto, equipamiento y normas.
Por ejemplo:
→ Si quieres atraer a teletrabajadores: pon un escritorio grande, una buena silla de oficina y habla de la velocidad de tu wifi.
→ Si apuntas a familias: compra una cuna y una trona y explica que tienes suficiente espacio en los armarios.
¿Ves la idea? La coherencia y la especialización te diferenciará del resto, atraerá al perfil adecuado y obtendrás buenas reseñas.
Pero también tienes que ver cuál es la rentabilidad de ese huésped para no perder dinero y, para ello, tienes que hacer un cálculo sencillo donde contabilices:
- Ingresos esperados cada mes
- Costes directos (limpieza, lavandería, reposiciones pequeñas, suministros)
- Comisiones de plataforma (15% aprox.)
Ejemplo:
Si quieres ganar 1000€/mes antes de impuestos tienes que generar 1400€ brutos.
Este es el cálculo desglosado:
- 1400€ x 0,85 (comisión de Airbnb) = 1.190€
- 1.190€ – 150€ de gastos = 1040€.
- 1040€ dividido por 30 noches = 34€/noche.
Y ahora pregúntate:
- ¿Tu huésped está dispuesto a pagar esa cantidad?
- ¿Esos precios se pagan en tu zona?
- ¿Tienes mucha competencia?
Eso es lo que tienes que averiguar.
Qué tienes que saber de legislación y fiscalidad
Licencias y permisos que necesitas
Para poder ofrecer tu propiedad como vivienda vacacional, las Comunidades Autónomas te exigirán que la des de alta mediante una declaración responsable y, en algunos caso, que obtengas una licencia dependiendo del municipio donde esté.
Para ello, necesitarás:
- Certificado de habitabilidad
- Hojas de reclamaciones
- Seguro de responsabilidad civil
- Alta en el registro de viajeros (para informar a la policía y guardia civil en máx. 24 h).
Una vez que lleves a cabo estos trámites y, si todo va bien, te asignarán un número de registro y podrás empezar a operar.
Pero…
Antes de iniciar cualquier trámite, pregunta en tu comunidad de propietarios si está permitido que las viviendas puedan alquilarse en régimen de alquiler vacacional, ya que en algunos edificios existen límites o recargos para viviendas turísticas.
Normativa local y fiscalidad
Además de lo dicho anteriormente, cada ciudad puede añadir sus propias reglas:
- Zonas que están permitidas y zonas que no
- Límites de viviendas vacacionales por edificio
- Tasas específicas…
En España, existen más de 8000 municipios, así que consulta qué normas concretas existen.
Por otra parte, en cuanto a los impuestos que vas a pagar, todo dependerá de la modalidad que elijas:
- Si no ofreces servicios “tipo hotel” tributarás en tu IRPF como alquiler y normalmente no tendrás que pagar IVA o IGIC.
- Si prestas servicios como lo haría un hotel, se consideraría una actividad empresarial y tendrías que pagar IVA (10%) o IGIC (7%).
Por último, si existe una tasa turística (que puede darse el caso), se liquidará como indique la Comunidad Autónoma o el Ayuntamiento.
Prepara la casa para que tus fotos destaquen
Amuebla y decora con coherencia y sin hacer grandes inversiones
Ya lo adelantamos antes: dependiendo de la tipología de la vivienda, del lugar donde se encuentre y del tipo de huésped que quieras atraer, necesitarás una decoración y un amueblado diferente.
En cualquier caso, la idea es que se ajusten a las necesidades reales de los huéspedes y que destaquen cuando hagas las fotografías, que siempre deberán ser profesionales y de calidad.
Para ello, como norma general, te recomendamos:
- Que le des un toque local a las estancias: puede ser una lámina grande del barrio o una pieza de artesanía que conecte la propiedad con el entorno.
- Que inviertas en las zonas de descanso: utiliza un colchón bueno y ofrece suficiente espacio en los armarios para que los huéspedes se sientan como en casa.
- Que utilices materiales lavables en zonas de uso intenso: fundas de sofá, pinturas resistentes, etc.
Y si quieres obtener información más concreta, te invitamos a que consultes la guía sobre decoración para viviendas vacacionales que hemos escrito recientemente.
Equipa la vivienda con lo esencial y deslumbra con los detalles
No se trata solo de decorar o de que el espacio sea estéticamente atractivo (eso se da por descontado), también se necesitan una serie de equipamientos básicos.
Tu lista debería incluir:
- Wifi de fibra
- Climatización acorde a tu clima a lo largo del año
- Cocina funcional con menaje suficiente (mejor el doble de la capacidad)
- Dos juegos de ropa por cama y persona
- Elementos de seguridad: extintor, detector de humo (y de CO si hay gas) y botiquín.
Además, te recomendamos que dejes a mano un manual claro con información sobre el acceso, las normas, qué hacer en caso de emergencias o cómo tirar la basura.
Y si ya quieres marcar la diferencia de verdad, piensa en qué te gustaría a ti encontrarte si fueras huésped:
- ¿Una regleta en el escritorio?
- ¿Varios enchufes de mesilla para cargar el móvil?
- ¿Una cuna o trona si fueras con tus hijos?
- ¿Una guía del barrio?
Esto es lo que hace que luego las reseñas sean muy positivas y, si te fijas, no tienen por qué ser detalles especialmente caros.
Cómo gestionar la comunicación durante las reservas
La gestión de las reservas es otro punto crítico a tener en cuenta, porque tienes que generar confianza en el huésped y hacerle sentir que tienes empatía y que quieres que su estancia sea perfecta.
Piénsalo: muchas personas (incluido tú, probablemente) trabajan duro durante el año para poder estar una semana de vacaciones y lo único que quieren es tener un momento agradable que puedan recordar en el futuro.
Por este motivo, tienes que esforzarte en que la gestión de las expectativas sea la adecuada y, para ello, te recomendamos que lleves a cabo una serie de medidas:
- Define una política de cancelación por temporada: puede ser más flexible en los meses flojos y más firme en la temporada alta, pero lo importante es que quede por escrito para que no haya dudas.
- Prepara una secuencia de mensajes a modo de plantilla:
- Una confirmación amable al reservar
- Unas instrucciones 48–72 horas antes
- Un recordatorio el día de entrada con un plan B si el código falla
- Un “¿todo bien?” a mitad de la estancia por si necesitan algo
- Y, al final, un agradecimiento solicitando una reseña.
No hace falta que los textos sean perfectos, solo necesitas que suenen natural, que lleguen a tiempo y, sobre todo, que quede por escrito en la plataforma en la que te vayas a anunciar.
Por último, en una segunda fase, si quieres profesionalizar la gestión, te sugerimos que empieces a utilizar un PMS y un Channel Manager (una herramienta que conecta tus anuncios en varias plataformas y sincroniza calendarios y precios) si vas a anunciar una misma propiedad en varias plataformas.
¿Por qué? Porque no puedes permitirte que te entren dos reservas en una misma fecha, y eso es complicado de gestionar sin el software adecuado. Así que, si de momento no dispones de estos medios, al menos bloquea manualmente las fechas en un calendario tipo iCal o Google Calendar para evitar problemas.
Y si quieres dar un paso más allá, en Home2Book, ofrecemos a los propietarios una app móvil con funcionalidades de PMS y Channel Manager para evitar esos solapamientos de reservas…
Y no te imaginas la paz mental que esto supone para ellos.
Elige y destaca en las plataformas correctas
Cuando algún propietario nos pregunta, siempre decimos lo mismo: no necesitas estar “en todas partes”, necesitas estar donde te buscan tus huéspedes.
En líneas generales, esto es lo esencial que debes saber:
- Airbnb es una puerta de entrada estupenda para iniciarte en el mundo del alquiler vacacional porque tiene un volumen enorme de visitas y todo aquel que busca una vivienda de este tipo acaba aquí.
- Booking.com es el otro gran referente del sector: genera una gran confianza, te hace visible también para huéspedes que están buscando hoteles. Además, la mayoría de viajeros ya tiene una cuenta en esta plataforma.
- Vrbo, por su parte, es un portal más especializado pero funciona especialmente bien con familias y mercados anglosajones.
Una vez que elijas las plataformas en las que quieras estar, el siguiente asunto que debes abordar son los anuncios.
¿Qué debes saber al respecto?
Tienes que controlar 3 aspectos para destacar: portada, título y descripción.
- En la portada: saca las mejores fotos posible con luz natural y tal como se la van a encontrar.
- En el título: menciona tres cosas que importen de verdad (terraza soleada, junto al casco histórico, wifi 600 Mb).
- En la descripción: sé 100% honesto y explica lo que tiene y lo que no (3.º sin ascensor, calle con ambiente nocturno). No te guardes lo negativo porque te ahorrará muchos disgustos y tus reseñas serán mejores.
Cómo comunicarte con los huéspedes de manera efectiva
La comunicación con el huésped es un juego de expectativas, así que no prometas algo que no puedas cumplir y limítate a seguir estas buenas prácticas:
- Sé rápido (idealmente menos de una hora en horario razonable), claro y humano.
- Explica todo como si se lo contaras a un amigo:
- Cómo se accede
- Dónde aparcar
- Cómo funciona la basura
- Qué normas de convivencia hay en el edificio…
- Y, por favor, gestiona todo dentro de la plataforma, porque en caso de disputa, esa trazabilidad te protegerá.
Además, no tiene que ser una comunicación complicada, basta con unas pocas líneas correctas y que vayan al grano.
Por ejemplo:
- Antes de la llegada: “Check-in desde las 15:00. Te dejo aquí la guía con acceso y wifi. Cualquier cosa, escríbeme por aquí.”
- Si hay una Incidencia: “Siento la molestia. Va un técnico en menos de 2h y te actualizo por este chat.”
- Después de la estancia: “Gracias por venir. Si te gustó la experiencia, tu reseña podría ayudar a otros viajeros.”
Cómo conseguir 5 estrellas en limpieza y mantenimiento
La mayoría de reseñas se ganan (o se pierden) en dos frentes: limpieza y mantenimiento. Así que si hay un punto en el que debas esforzarte al máximo es en este.
Por un lado, te recomendamos que trabajes con un checklist detallado con todos los puntos de alto contacto que pueden tener los huéspedes: pomos de las puertas, interruptores, mandos, bañera, WC, etc.
Por otro lado, te sugerimos que hagas un control de calidad rápido con una foto por habitación antes de cada check-in.
Y, por último, reserva un hueco mensual para llevar un control preventivo: filtros del aire acondicionado, cal en grifos y termos, sellados de baño y cocina, bombillas y pilas de mandos, detectores de humo…
Además, si quieres ser un anfitrión top, ten a mano siempre una caja de imprevistos (bombillas, pilas, desatascador, fusibles, juego extra de sábanas/toallas).
Puede que no sea muy glamuroso, pero verás cómo sube tu reputación.
Coordinación de servicios y gestión de imprevistos
Que van a surgir imprevistos es una obviedad. Es imposible que a lo largo de los años no haya problemas, pero lo importante es que seas precavido (para evitarlos, en la medida de lo posible) y diligente para solucionarlas cuando aparezcan.
En nuestra experiencia, estas son las típicas que debes tener en cuenta:
- No funcionan las llaves: es el clásico dolor de cabeza de todo propietario pero se soluciona con una smart lock o un lockbox bien puesto. Además de tener siempre un plan B como, por ejemplo, una persona de apoyo o un teléfono móvil de emergencia al que los huéspedes puedan llamar si llegan de madrugada.
- Ruido o quejas de los vecinos: aquí lo importante es que definas cómo actuar. Por ejemplo, el primer aviso lo hacemos de manera cordial, en el seguimiento elevamos el tono y hablamos de consecuencias y si el problema persiste escalamos hasta donde sea necesario, incluyendo a la policía.
Además, te recomendamos que, para mayor seguridad, guardes siempre en el móvil una lista de proveedores de confianza (cerrajero, fontanero, electricista, limpieza urgente) y que acuerdes con ellos un tiempo razonable de acción si los necesitas.
Cómo ofrecer una experiencia memorable a los huéspedes
La primera idea que te queremos transmitir es que no necesitas grandes inversiones para crear lo que se conoce en marketing como “efecto wow”.
De hecho, ¿sabes qué hemos visto que marca la diferencia?
- Un welcome pack sencillo: agua o botella de vino, algún detalle local y una guía con tus sitios de verdad
- Una cama cómoda, suficiente oscuridad y silencio por la noche (si se puede).
- Tener flexibilidad con early check-in o late check-out cuando la agenda lo permita
- Y contestar a todas las reseñas: agradeciendo las buenas y, en las mejorables, explicando qué hiciste y qué vas a mejorar. Porque esa conversación pública la leen los siguientes huéspedes… y, literalmente, decide reservas.
Haz esto y verás cómo tus huéspedes te lo agradecen y mejoran tus reseñas en las plataformas.
Cómo optimizar ingresos mediante precios dinámicos
En uno de los apartados anteriores, te explicamos cómo calcular el precio medio de tu zona y, si lo recuerdas, vimos que los precios pueden subir o bajar dependiendo de la demanda.
Pues eso, justamente, es lo que se conoce como “precios dinámicos” y es lo que deberías empezar a aplicar en cuanto te sea posible.
¿Qué te recomendamos en este caso?
- Establece un mínimo de noches:
- Pueden ser 2 o 3 en fines de semana
- Y, quizás, 1 o 2 en los meses más flojos para poder captar escapadas
- Evita los huecos entre reservas ajustando las entradas y las salidas
- Sube precios cuando haya eventos y puentes o cuando tu calendario esté casi lleno
- Baja precios (sin ser agresivo) si se te quedan huecos de última hora
Si esto te parece que requiere bastante tiempo por tu parte, existen herramientas de revenue management que te ayudan a automatizar todo el proceso, aunque son bastante técnicas y te recomendamos que lo delegues en un especialista.
Lo que está claro es que nunca funciona “un precio para todo el año”, porque así no vas a conseguir alquilar la propiedad siempre y, lo que es peor, tendrás una rentabilidad más baja.
Y no es eso lo que quieres, ¿verdad?
¿Necesitas ayuda para gestionar tu vivienda vacacional?
Sabemos que todos estos detalles pueden abrumar al principio y que, seguramente, querrás obtener ingresos pasivos con tu vivienda y no dedicarle la mayor parte del tiempo a:
- Atender huéspedes
- Entregar llaves
- Lavar sábanas y toallas
- Arreglar desperfectos
- Ajustar precios para que la vivienda siempre esté alquilada…
Por eso, queremos ofrecerte nuestra ayuda y nuestra experiencia. En Home2Book somos profesionales de la gestión de apartamentos turísticos y administramos más de 600 viviendas en este régimen.
Contamos con profesionales especializados en atención al cliente, revenue management y marketing para ayudarte a que tu vivienda esté siempre alquilada.
Además, nos encargamos de la limpieza, de la entrega de llaves e incluso de arreglar los desperfectos para que no tengas que preocuparte de nada.
Así que si te preguntas en quién puedes confiar para saber cómo gestionar pisos turísticos con la máxima calidad, contáctanos a través de este formulario y estaremos encantados de ayudarte en todo lo que necesites.
