Cuando gestionas una o varias viviendas vacacionales lo habitual es que, como propietario, te organices utilizando varias herramientas:
- Tienes las reservas en un Google Calendar
- Los mensajes en el móvil
- Las facturas en diferentes carpetas del ordenador
- Y las limpiezas las coordinas según van surgiendo: unas veces en un Excel, otras veces simplemente enviando un mensaje de WhatsApp…
Esta forma de trabajar funciona, sobre todo al principio, pero llega un momento en que empiezan a aparecer errores, malentendidos, olvidos… o peor aún, solapamientos de reservas.
Y, claro, esto empieza a afectar a las reseñas, que comienzan a volverse negativas y, como consecuencia, cae tu reputación como host y dejan de llegar huéspedes desde las plataformas.
Además, esta forma de trabajar se te va quedando corta, ya que no puedes saber con claridad:
- Cuánto estás facturando cada mes
- Cuáles son las comisiones
- Qué periodos son los más rentables
- Cuándo deberías subir o bajar precios…
Y es entonces cuando te das cuenta de que necesitas profesionalizar la gestión mediante el uso de alguna herramienta que te ayude a ahorrar tiempo, minimizar errores e incluso crecer en facturación.
Por eso, en este artículo hemos preparado una guía rápida para saber cuáles son los mejores software de alquiler turístico y en qué deberías fijarte a la hora de elegir uno.
Sin más dilación, aquí tienes las recomendaciones…
En qué deberías fijarte al elegir un software de alquiler vacacional
Si comparas un software para alquiler vacacional con otro, más que pensar en funcionalidades, piensa en resultados, es decir, qué problemas quieres solucionar.
Normalmente, la mayoría de propietarios quieren solucionar estos:
- Que las reservas y la disponibilidad estén siempre al día
- Que puedas publicar en varios portales a la vez
- Que la limpieza y el mantenimiento estén bien coordinadas
- Que puedas ver todos los cobros y facturas fácilmente
- Que la atención al huésped sea rápida y consistente
- Que puedas ver en un solo panel sencillo cómo va tu vivienda
¿Te sientes identificado?
Pues, si quieres, puedes utilizar este listado como base, añadiendo también los que consideres que te ayudarían a gestionar tu vivienda de forma más fácil.
Ahora vamos a lo importante: las preguntas concretas que tienes que hacerle a cualquier plataforma antes de decidirte.
Vamos con ellas…
1. – ¿Puedo publicar en Airbnb, Booking y otros portales desde un solo sitio?
Entrar a cada plataforma por separado, actualizar calendarios a mano y revisar los mensajes en cinco sitios diferentes es muy ineficiente.
Así que lo que necesitas, técnicamente, se llama un channel manager que:
- Sincronice automáticamente la disponibilidad en todos los portales
- Actualice precios en tiempo real
- Centralice las reservas en un solo calendario
- Te evite overbookings por errores manuales
Así, cuando entre una reserva a través de Booking, por ejemplo, Airbnb se bloquea automáticamente. Además, todo lo que se reserva, se prepara y se cobra queda registrado en el mismo sistema.
2. – ¿Puedo coordinar la limpieza y mantenimiento sin utilizar WhatsApp?
Una cuestión es gestionar una vivienda con una limpieza semanal (que ya tiene su cierta complejidad), y otra muy distinta es coordinar tres apartamentos con rotación continua, cada uno con su limpieza y mantenimiento.
Por eso, necesitas un software que te permita asignar tareas, ver el estado en que están y consultar el historial sin llamar a nadie.
De hecho, sería ideal que pudieras:
- Asignar tareas de forma automática o manual según las reservas
- Establecer prioridades y tiempos límite
- Adjuntar instrucciones específicas para la vivienda
- Registrar incidencias y resoluciones
- Consultar quién hizo qué y cuándo
De esta manera, no tendrías que estar contactando con la empresa de limpieza o de mantenimiento y cada uno vería simplemente qué tiene que hacer, cuándo lo tiene que hacer y en qué punto concreto se encuentra la tarea.
3.- ¿Puedo ver facturas, cobros y números sin volverme loco?
Si hay una parte que estresa a los propietarios, es la administrativa, ¿verdad?
No por la dificultad técnica, sino por el riesgo de cometer errores o retrasos, de tener la documentación dispersa y de no tener claro qué presentar exactamente cuando llegan los impuestos.
Las preguntas que tienes que hacer:
- ¿Emite facturas con todos los requisitos legales?
- ¿Registra cobros y pagos automáticamente o tengo que hacerlo a mano?
- ¿Puedo ver ingresos y gastos por reserva, canal o propiedad?
- ¿Genera informes para mi asesoría o tengo que exportar y ordenar yo?
La idea es que puedas reducir la carga mental y minimizar la probabilidad de errores que luego te cuesten disgustos (o multas).
Por eso, si estás comparando software de gestión de alquiler vacacional, este apartado suele ser el que marca la diferencia cuando llegan los cierres fiscales.
4.- ¿Cómo se gestionan los cobros de las plataformas?
Un punto que muchos propietarios valoran es la previsibilidad: saber que hay una liquidación clara y un cobro regular.
La pregunta: ¿cuándo y cómo cobro?
Porque si tienes que esperar a que Airbnb libere el dinero, luego Booking haga su transferencia, luego descontar comisiones a mano y hacer el balance tú mismo… estás trabajando gratis como contable.
Lo ideal: una transferencia mensual automatizada a tu cuenta, con un desglose claro de todo lo que entró, lo que se descontó y lo que te corresponde.
Así ordenas tu economía y dejas de vivir pendiente del email.
5.- ¿Me ayuda a establecer precios según la temporada o la ocupación?
En el alquiler turístico, el precio es una palanca fuerte de crecimiento, pero también una fuente constante de dudas para los propietarios:
- ¿Subo los precios?
- ¿Los bajo?
- ¿Cuánto debería cobrar en agosto?
- ¿Y en noviembre?
- ¿Y por qué mi vecino cobra más y tiene más ocupación?
Así que las preguntas claves que debes hacerte cuando estén viendo diferentes software son:
- ¿El sistema ajusta los precios según sea la demanda, la temporada y la antelación de la reserva? Porque si no lo permite es que vas a trabajar con una tarifa fija (y esto supone, literalmente, perder dinero)
- ¿Podré tener asesoramiento de un experto? No todo es tecnología, también se necesita el ojo de un experto que tenga el conocimiento y la información para ayudarte a establecer precios y para que puedas responder a la pregunta que comentábamos antes: ¿por qué tu vecino sube precios y le va bien?
Así que, en general, fíjate que el software permita:
- Ajustar precios según ocupación de la zona
- Responder a cambios de demanda
- Aplicar reglas por temporada, día de la semana o antelación
- Mostrarte qué funciona, en qué fechas y en qué canales
Eso sí, sin que tengas que convertirte en analista de datos, es decir, que la información se vea en un panel de forma clara y fácil de interpretar.
6.- ¿Cómo se atiende al huésped si yo no puedo?
Como ya habrás notado, el huésped quiere respuestas rápidas, pero el problema es que esto te obliga a estar disponible todos los días y a todas horas para responder dudas, incidencias o peticiones especiales…
Y, por eso, muchos propietarios acaban agotados.
Así que, las preguntas que te tienes que hacer son:
- ¿Hay un equipo humano disponible los 365 días del año?
- ¿Se encargan de la comunicación o tengo que estar yo en todo?
- ¿Gestionan incidencias o solo me avisan?
- ¿Puedo ver el estado de las peticiones en todo momento?
Porque si realmente no quieres estar un domingo a las 15.00 de la tarde contestando un mensaje, vas a necesitar delegar y lo ideal no es que la comunicación se automatice (que en casos puntuales puede funcionar).
Lo ideal es tener un call center especializado que atienda, resuelva incidencias y solo te avise cuando realmente haga falta tu decisión.
Piénsalo para ti mismo: ¿preferirías que te llegara un mensaje automatizado o que descolgaras el teléfono y que te atendieran?
7.- ¿Puedo gestionar la propiedad desde el teléfono móvil?
Esta es la pregunta final, y una de las más importantes: ¿tengo que aprender a usar un software complicado o puedo delegar y consultar solo lo que me interesa desde una app móvil?
Porque si lo que buscas es simplicidad, el enfoque debería ser este: delegar la gestión y usar el móvil solo para consultar.
¿Y cómo debería ser esta app móvil? Fíjate que puedas tener acceso a:
- Reservas confirmadas y próximas entradas y salidas
- Estado de la limpieza y el mantenimiento
- Ingresos, facturación y resumen del mes
- Incidencias abiertas y su estado
- Un panel con métricas básicas para entender cómo va cada mes
Cuidado si buscas un software alquiler vacacional gratis
Cuando vayas a analizar varios software para alquileres vacacionales, no deberías centrarte exclusivamente en el precio sino también en que:
- Que reduzca la carga de trabajo
- Y que esté respaldado por un equipo de profesionales
¿Por qué lo decimos? Porque algunos software gratuitos luego te cobran por cada funcionalidad extra, por soporte técnico o por las integraciones.
Y al final acabas pagando igual (o más), pero de forma menos transparente.
Nosotros, de hecho, trabajamos de otra manera: planteamos una colaboración sin cuotas fijas mensuales y con un porcentaje sobre las reservas. De esta forma, solo pagas cuando hay ingresos, y el incentivo está claro: si tú ganas, todos ganamos.
Así que ahora la pregunta te la hacemos nosotros: ¿Te gustaría saber cómo es el software de alquiler vacacional de Home2book y cómo trabajamos?
Descubre el software que utilizamos para gestionar más de 600 propiedades en España
En Home2Book somos una empresa especializada en la gestión de apartamentos turísticos que administra más de 600 propiedades en España, y tenemos la experiencia y el software que necesitas para que tu vivienda vacacional funcione a la perfección.
Además, cumplimos con toda la lista de requerimientos que te hemos propuesto en esta guía y te te ofrecemos una gestión completa que une la tecnología con la experiencia de un equipo humano especializado:
- Publicamos tu vivienda en Airbnb, Booking y otras plataformas de manera sincronizada
- Coordinamos la limpieza y mantenimiento con un sistema de tareas
- Gestionamos la facturación de forma automatizada: facilitándote informes claros y los modelos ya preparados para cuando tengas que presentar los impuestos
- Te pagamos con transferencia mensual directa a tu cuenta: incluso antes de que paguen las plataformas
- Coordinamos a todos los proveedores: limpieza, lavandería, mantenimiento…
- Ajustamos tarifas según sea la demanda, temporada y competencia.
- Atendemos a tus huéspedes los 365 días del año y nos encargamos de todo
- Te damos acceso a una app sencilla donde consultas las reservas, el estado en que se encuentran, los ingresos y las incidencias.
Contáctanos a través de este formulario y estaremos encantados de mostrarte la app y de asesorarte en todo lo que necesites.
